نرم افزارهای حضور‌ و غیاب پرسنل

با تغییرات بنیادین در ساختار کسب و کارها، بسیاری از شرکت ها به مدلهای جدید کاری مثل دورکاری یا استفاده از ساعت های شناور روی آوردند، اما همچنان روش سنتی ورود و خروج در بسیاری از شرکتها مورد استفاده قرار می گیرد. کسب و کارهای نوپا و استارتاپ ها، با الهام گرفتن از تجارت مدرن، کمابیش از ساعات کاری منعطف و شناور استفاده می کنند ولی باز هم استفاده از دستگاه و نرم افزاری برای ثبت ورود و خروج پرسنل لازم است. این نرم افزارها که به سیستم های حضور و غیاب شهرت دارند تقریبا در همه ی سازمان ها وجود دارند. در این مقاله قصد داریم جزئیات هر مدل کاری را بررسی کنیم.

معرفی سیستم حضور و غیاب

نحوه ی برخورد با زمان حضور پرسنل به سه دسته ی متفاوت تقسیم میشود:

• در شرکتهای سنتی، عموما قوانین ورود و خروج پرسنل به این شکل است که همه ی کارکنان باید در زمان مشخصی در شرکت حاضر شده و در زمانی مشخص از شرکت خارج شوند. این تفکر که رضایت بالای کارکنان را به همراه نخواهد داشت، حاصل نگاه به روز نشده ی مدیران و تصمیم گیران این سازمانها و یا الزامات خاص کاری آن شرکت است.
• در دوران ایجاد بحرانها مثل همین شیوع ویروس کرونا، بسیاری از شرکت ها به دورکاری کارمندان روی آوردند. به همین جهت، به سیستمی نیاز دارند که مدت زمان انجام فعالیت کارکنان را اندازه گیری کرده و اصطلاحا ورود و خروج پرسنل را از راه دور ثبت کند.
• دسته ی دیگری از شرکت ها، مبنای ورود و خروج کارکنان خود را بطور شناور تعیین می کنند. به این معنی که:
  به میزانی که دیرتر از ساعت معمول در شرکت حاضر شوند(تا سقفی مشخص) ، می توانند دیرتر از شرکت خارج شوند تا زمان تاخیر صبح جبران شود. این نوع از فعالیت برای اکثر پرسنل دلچسب تر است و طبق آمار، راندمان کاری را افزایش می دهد.

نکته ی واضح آن است که در هر حالت نیاز به پایش ساعات ورود و خروج و زمان کار پرسنل احساس می شود. به همین منظور سامانه های ثبت حضور و غیاب افراد به شرکت ها راه پیدا کردند. در گذشته این دستگاه ها با کارت های شخصی افراد کار می کردند و پرسنل باید اصطلاحا ” کارت میزدند ” ، ولی توجه به مسائل مختلف مثل بهداشت، هزینه ها، اشتباهات انسانی و … باعث شد کم کم این کارت ها جای خود را به اثر انگشت افراد بدهند. پس از اینکه نرم افزار حضور و غیاب با اثر انگشت در دنیا فراگیر شد، این دستگاه ها به ایران هم رسیدند.

انواع نرم افزارهای حضور غیاب(تردد)

انواع مختلفی از سامانه های حضور و غیاب وجود دارد که به طور کلی به ۳ دسته تقسیم بندی می شوند:

⓵ نرم افزار حضور و غیاب تحت وب

برای استفاده از این نرم افزارها نیازی به نصب آنها در سیستم خود نخواهید داشت. به همین دلیل به سادگی می توانید از طریق مرورگر و اینترنت به آنها دسترسی داشته باشید. از مزایای آنها می توان اشاره کرد به:

• عدم اشغال فضا و حافظه
• دسترسی آسان از طریق مرورگرهای اینترنت در هر زمان و مکان
• استفاده همزمان تعداد زیادی از کاربران
• بهره مندی از سیستم ماژولار

⓶ سیستم حضور و غیاب آنلاین

این سیستم ها با نرم افزارهای حضور غیاب تحت وب شباهت زیادی دارند، نکته ی متمایز کننده ی آنها توانایی ثبت بی نهایت مکان برای آغاز فعالیت کاری است. به این صورت که از طریق لوکیشن گوشی های هوشمند می توان موقعیت را ثبت کرد و فعالیت را آغاز کرد.

مهمترین مزیت آن، استفاده بصورت دائمی از طریق اینترنت است و مناسب برای مشاغل منعطف که وابسته به مکان خاصی نیستند، می‏باشند. این اتفاق در اکثر نرم افزارهای سازمانی وجود دارد.

⓷ اپلیکیشن حضور و غیاب و نرم افزارهای سیستم عاملی

اپلیکیشن های حضور و غیابی که در دستگاه های هوشمند نصب میشوند، به عنوان برنامههای اندروید، آی او اس (آیفون) و ویندوز شناخته میشوند. مزیت این برنامهها آن است که در زمان عدم دسترسی کارمندان به سیستم حضور و غیاب در شرکت به دلایل مختلف (مثلا جلسات کاری یا … )، می‏توانند از طریق این اپلیکیشن ها از راه دور، ورود و خروج خود را ثبت کنند.