با تغییرات بنیادین در ساختار کسب و کارها، بسیاری از شرکت ها به مدلهای جدید کاری مثل دورکاری یا استفاده از ساعت های شناور روی آوردند، اما همچنان روش سنتی ورود و خروج در بسیاری از شرکتها مورد استفاده قرار می گیرد. کسب و کارهای نوپا و استارتاپ ها، با الهام گرفتن از تجارت مدرن، کمابیش از ساعات کاری منعطف و شناور استفاده می کنند ولی باز هم استفاده از دستگاه و نرم افزاری برای ثبت ورود و خروج پرسنل لازم است. این نرم افزارها که به سیستم های حضور و غیاب شهرت دارند تقریبا در همه ی سازمان ها وجود دارند. در این مقاله قصد داریم جزئیات هر مدل کاری را بررسی کنیم.
معرفی سیستم حضور و غیاب
نحوه ی برخورد با زمان حضور پرسنل به سه دسته ی متفاوت تقسیم میشود:
نکته ی واضح آن است که در هر حالت نیاز به پایش ساعات ورود و خروج و زمان کار پرسنل احساس می شود. به همین منظور سامانه های ثبت حضور و غیاب افراد به شرکت ها راه پیدا کردند. در گذشته این دستگاه ها با کارت های شخصی افراد کار می کردند و پرسنل باید اصطلاحا ” کارت میزدند ” ، ولی توجه به مسائل مختلف مثل بهداشت، هزینه ها، اشتباهات انسانی و … باعث شد کم کم این کارت ها جای خود را به اثر انگشت افراد بدهند. پس از اینکه نرم افزار حضور و غیاب با اثر انگشت در دنیا فراگیر شد، این دستگاه ها به ایران هم رسیدند.
انواع نرم افزارهای حضور غیاب(تردد)
انواع مختلفی از سامانه های حضور و غیاب وجود دارد که به طور کلی به ۳ دسته تقسیم بندی می شوند:
⓵ نرم افزار حضور و غیاب تحت وب
برای استفاده از این نرم افزارها نیازی به نصب آنها در سیستم خود نخواهید داشت. به همین دلیل به سادگی می توانید از طریق مرورگر و اینترنت به آنها دسترسی داشته باشید. از مزایای آنها می توان اشاره کرد به:
⓶ سیستم حضور و غیاب آنلاین
این سیستم ها با نرم افزارهای حضور غیاب تحت وب شباهت زیادی دارند، نکته ی متمایز کننده ی آنها توانایی ثبت بی نهایت مکان برای آغاز فعالیت کاری است. به این صورت که از طریق لوکیشن گوشی های هوشمند می توان موقعیت را ثبت کرد و فعالیت را آغاز کرد.
مهمترین مزیت آن، استفاده بصورت دائمی از طریق اینترنت است و مناسب برای مشاغل منعطف که وابسته به مکان خاصی نیستند، میباشند. این اتفاق در اکثر نرم افزارهای سازمانی وجود دارد.
⓷ اپلیکیشن حضور و غیاب و نرم افزارهای سیستم عاملی
اپلیکیشن های حضور و غیابی که در دستگاه های هوشمند نصب میشوند، به عنوان برنامههای اندروید، آی او اس (آیفون) و ویندوز شناخته میشوند. مزیت این برنامهها آن است که در زمان عدم دسترسی کارمندان به سیستم حضور و غیاب در شرکت به دلایل مختلف (مثلا جلسات کاری یا … )، میتوانند از طریق این اپلیکیشن ها از راه دور، ورود و خروج خود را ثبت کنند.